Bạn có bao giờ tư hỏi tại sao có những người trăm công nghìn việc, vừa quản lý vài công ty mà vẫn có thời gian đi chơi, dành thời gian cho bản thân, gia đình, trong khi, bản thân mình lại luôn luôn bận rộn mà không giải quyết xong được việc gì?
Tôi cũng từng như thế. Sau đó, tôi bắt đầu tìm hiểu cách quản lý thời gian sao cho hiệu quả, cách phân bổ công việc, cách lựa chọn công việc và cách cân bằng giữa cuộc sống công việc, gia đình và cá nhân. Thật may mắn, kể từ đó, công việc của tôi trở nên nhẹ nhàng hơn. Tôi có thể hoàn thành các công việc đúng hạn mà vẫn có thời gian đi tập thể dục, về nhà ăn tối và tham gia vài lớp học trau dồi thêm các kỹ năng khám phá bản thân.
Dưới đây là những phương pháp tôi tìm tổng hợp được để quản lý thời gian. Hi vọng chúng có thể hữu ích với bạn.
1. Phân loại công việc mỗi ngày
Vào mỗi buổi sáng, khi bắt đầu công việc, tôi thường rà soát tất cả các hạng mục công việc mình cần làm trong 1 ngày và sắp xếp lại các công việc theo thứ tự ưu tiên. Trong ma trận Eisenhower, tác giả có đưa ra cách phân loại như sau:
- Khẩn cấp và Quan trọng: Thực hiện ngay.
- Quan trọng nhưng Không khẩn cấp: ưu tiên số 2
- Khẩn cấp nhưng Không quan trọng: Ưu tiên số 3
- Không khẩn cấp và Không quan trọng: Loại bỏ.
2. Đặt mục tiêu theo công thức “SMART”
- Specific: Rõ ràng
- Measurable: Có thể đo lường được
- Achievable: Có thể đạt được
- Relevant: Liên quan
- Time-bound: Đạt ra deadline để hoàn thành công việc
3. Áp dụng kỹ thuật Pomodoro
Chia công việc của bạn thành các khoảng thời gian tập trung (25 phút làm việc, 5 phút nghỉ ngơi). Phương pháp này giúp bạn duy trì sự tập trung và ngăn ngừa kiệt sức. Ngoài ra, cứ khoảng 1 tiếng làm việc, tôi thường sẽ quay sang tán gẫu với đồng nghiệp để giải trí, tăng tinh thần đồng đội và có thêm năng lượng để làm công việc tiếp theo.
4. Học cách nói không
Tôi có người bạn đồng nghiệp, anh ý không dám nói không với người khác vì sợ họ buồn hoặc họ thất vọng. Ngày nào anh ý cũng làm việc chăm chỉ, giúp đỡ tất cả những ai nhờ anh ý. Tuy nhiên, anh ý lại không có thời gian để làm việc của bản thân dẫn tới công việc của anh ý không đáp ứng tiến độ hoặc anh ý phải làm thêm giờ để hoàn thành công việc của mình.
Hậu quả là anh ý cực kỳ stress sau một thời gian dài, tăng cân và không có tinh thần làm việc. Tôi nghĩ anh ý không phải trường hợp duy nhất, có rất nhiều đồng nghiệp tôi quen biết cũng thế. Vì vậy, hãy học cách nói không, hãy từ chối những công việc không phù hợp hoặc có thể hoàn thành công việc đó sau khi những công việc ưu tiên được hoàn thành trước.
5. Loại bỏ sự xao nhãng
Để hoàn thành công việc nhanh chóng, bạn cần sự tập trung nhất định. Vì vậy, hãy tránh những việc gây mất tập trung cho bạn, ví dụ như mạng xã hội hay những tin nhắn, email không quan trọng. Hãy hoàn thành công việc đang dang dở trước và trả lời các công việc phát sinh sau.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các công cụ khác hỗ trợ như nghe bản nhạc yêu thích để tăng mức độ tập trung.
6. Đánh giá và suy ngẫm
Nếu một ngày bạn làm việc quá sức và không chuẩn bị kịp cho các công việc trong ngày thì cuối mỗi ngày, đừng áp lực quá với bản thân. Bạn hãy dành 10 phút vào cuối ngày để xem lại những gì bạn đã hoàn thành và lập kế hoạch cho ngày mai. Hãy tự hỏi mình xem có công việc nào mình có thể hoàn thành nhanh hơn, tốt hơn bằng cách khác không? Với thói quen này giúp bạn luôn bám sát mục tiêu của mình.
7. Các công cụ quản lý công việc
Có nhiều công cụ giúp bạn có thể quản lý công việc một cách hiệu quả mỗi ngày. Như tôi hay sử dụng to do list vì nó tích hợp với hệ điều hành Microsoft word, excel và email mà công ty tôi đang sử dụng. Tùy thói quen, sở thích, tính tiện dụng, bạn có thể lựa chọn cách quản lý công việc một cách hiệu quả. Bạn có thể tham khảo một trong những công cụ sau:
- To do list
- Trello
- Asana
- Sổ (rất phù hợp với những người theo phương pháp bullet journal – chú thích lại các hoạt động theo ngày, tháng, năm trong 1 quyển sổ)
8. Chăm sóc bản thân
Không ai có thể yêu bạn hơn chỉnh bản thân bạn. Vì vậy, hãy đảm bảo bạn ngủ đủ giấc, duy trì vận động, và nghỉ ngơi để tái tạo năng lượng để có đủ sức khỏe cho những công việc hàng ngày. Có một câu mà tôi khá thích từ một vị lãnh đạo “Strong body, strong mind”.
